Libri e scritture contabili: obblighi civilistici e fiscali

Il Codice Civile e il D.P.R. 600/1973 dettano rigorose disposizioni in tema di tenuta delle scritture contabili, prevedendo specifiche regole in relazione ai requisiti soggettivi e oggettivi delle imprese. In altri termini, assume rilievo la natura giuridica (impresa individuale o società e, all’interno di quest’ultima tipologia, società di persone o di capitali) e, aspetto non secondario, il regime contabile adottato (ordinario, sempre obbligatorio per le società di capitali, semplificato o forfetario).
Partiamo dal presupposto che le regole fiscali sono, in ogni caso, subordinate a quelle civilistiche: in altri termini, ai fini della conservazione, l’art. 2220 c.c. prevede l’obbligo di conservazione per almeno 10 anni dalla data dell’ultima registrazione. Ai fini fiscali, invece, i termini sono più brevi: il principio generale impone analogo obbligo, ma con riferimento ai termini prescrizionali per l’accertamento. Questi ultimi hanno subito modifiche nel tempo e, in questa sede, si ricorda la disciplina vigente dal periodo d’imposta 2016: la prescrizione avviene, rispettivamente, entro 5 anni decorrenti dalla data di presentazione della dichiarazione e 7 anni in caso di dichiarazione omessa o con violazioni aventi rilievo penale. Esemplificando, per il periodo d’imposta 2021, le scritture contabili dovranno essere conservate civilisticamente fino al 31.12.2031, mentre sotto il profilo fiscale fino al 31.12.2027 (31.12.2029 se la dichiarazione è omessa o contiene fattispecie con valenza penale). Da osservare, peraltro, che in presenza di accertamento fiscale corre l’obbligo di conservare le scritture fino alla conclusione del contenzioso. Tutto ciò premesso, anche ipotizzando l’assenza di liti fiscali, appare evidente come i più brevi termini previsti ai fini tributari siano, di fatto, “superati” dal più ampio arco temporale previsto dal Codice Civile. Senza trascurare la circostanza che eventuali procedure concorsuali possono ulteriormente sovrapporsi alle regole ordinarie, con conseguente ulteriore dilatazione dei tempi di conservazione delle scritture.
In ordine, invece, agli aspetti riguardanti la registrazione e la stampa, con la conversione in legge del c.d. “Decreto fiscale 2018” è stato aggiunto il c. 4-quater all’art. 7 D.L. 10.06.1994, n. 357, che prevede un’espressa deroga all’obbligo di stampa: la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici è, in ogni caso, ritenuta regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e sono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza. La deroga, che nella formulazione originaria del citato c. 4-quater era riferita unicamente ai registri Iva, è stata estesa anche ai registri Iva dei corrispettivi e a qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici, indipendentemente dal supporto.
Il superamento dell’obbligo periodico di stampa di tutti i registri e libri contabili, compresi quelli per i quali è prevista l’applicazione dell’imposta di bollo, non è stato accompagnato dall’adozione di una specifica disciplina in merito alle modalità di assolvimento dell’imposta stessa. Pertanto, occorre interrogarsi sulle modalità per assolvere l’imposta di bollo con riferimento, in particolare, al libro giornale e al libro degli inventari. Sul punto, è possibile ipotizzare il seguente comportamento:
per i registri informatici in conservazione sostitutiva, l’imposta di bollo deve essere assolta in un’unica soluzione e in via esclusivamente telematica, mediante modello F24 online (art. 6 D.M. 17.06.2014);
per i registri informatici con stampa cartacea periodica, l’imposta di bollo deve essere assolta in funzione del numero di pagine, mediante apposizione dell’apposito contrassegno, oppure mediante pagamento tramite modello F23 (o F24);
per i registri informatici con stampa in caso di verifica fiscale, è possibile liquidare l’imposta in base alle registrazioni e versarla in un’unica soluzione mediante F24 online. L’assenza della stampa dei libri, infatti, rende difficoltoso il calcolo dell’imposta basato sul numero di pagine. Alternativamente, salvato il registro in formato Pdf e con l’opzione “stampa su file”, la “stampa virtuale” evidenzia il numero delle pagine, rendendo più agevole il calcolo.
Sussiste, ovviamente e indipendentemente dalla modalità di tenuta dei registri, l’obbligo di “memorizzazione” dei dati entro 60 giorni dal verificarsi dell’evento che dà origine alla registrazione.
Infine, per quanto riguarda i libri sociali, quali il verbale delle assemblee dei soci o del consiglio di amministrazione, la stampa è comunque obbligatoria per ragioni non solo normative, ma anche per dare pubblicità alle decisioni degli organi, soprattutto nell’ottica di evitare possibili contenziosi con i terzi o fra i soci. Sul punto, è raccomandabile che tutti gli intervenuti all’assemblea firmino i verbali, poiché la sola sottoscrizione del presidente e del segretario dell’assemblea non garantisce il risultato della verbalizzazione, neppure in presenza del foglio presenze firmato da tutti gli intervenuti.